公司归档文件整理规则

　　第一章 总则

　　第一条为了加强×集团有限公司(以下简称集团公司)档案管理，规范并统一归档文件整理工作，根据国家档案局颁布的《归档文件整理规则》及《中国×归档文件整理规则》，制定本规则。

　　第二条本规则适用于集团公司本部及所属各单位。

　　第三条本规则规定了应作为文书档案保存的归档文件的整理原则和方法。其他门类档案可以参照执行。

　　第二章 定义

　　第四条归档文件

　　立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。

　　第五条整理

　　将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等(纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架;电子文件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等)，使之有序化的过程。

　　第六条件

　　归档文件的整理单位。

　　第七条档号

　　在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　　第三章 整理原则

　　第八条归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　　第九条归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　　第十条归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　　第十一条归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

　　第四章 一般要求

　　第十二条组件(件的组织)……此处隐藏5782个字…… 整理日期、检查人、检查日期(见附件9)。

　　1、盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

　　2、整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　　3、整理日期：归档文件整理完成日期。

　　4、检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名或签章。

　　5、检查日期：归档文件检查完毕的日期。

　　第二十一条归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。

　　第二十二条 移交

　　各部门向档案管理部门移交归档文件材料时，要编制“归档文件移交清册”(附件10)，并附归档文件目录，一式两份，双方点收并检查归档文件质量合格后，在移交清册上签名盖章，双方各存一份备查。

　　第六章 归档电子文件的整理要求

　　第二十三条归档电子文件组件(件的组织)、分类、排列、编号、编目，应符合本《规则》“第四章 一般要求”的规定。

　　第二十四条归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。

　　第二十五条归档电子文件整理，应使用符合《数字档案室建设指南》(2014年)、GB/T 18894等标准的应用系统。

　　第七章 附则

　　第二十六条本规则由集团公司办公室档案科负责解释。

　　第二十七条本规则自印发之日起实施。