会议管理制度

会议管理制度

1.目的  

为加快工作推进，有效建立会议沟通机制，特制定本制度。

2.适用范围  

本制度适用于XX集团及子公司的各类会议。

3．职责

3.1集团综合管理部负责本制度的制定、解释与执行监督；

3.2 会议牵头部门负责会议组织、会场布置、会议纪要、督办反馈等系列工作；

3.3综合管理部根据《会议室管理标准》协助提供会议后勤支持；  

4.会议分类

4.1 定期会议，集团下发的各类定期会议；

4.2不定期会议，根据工作需要发起的事务性会议；

4.3部门工作沟通会议；

5.会议原则

5.1精简原则：精选参会人员。

5.2高效原则：控制会议时间，不讨论与会议无关的事项。

5.3务实原则：会议主题明确，注重实效。

5.4节约原则：会务要厉行节约，能利用现代网络和通讯传统工具讨论和布置工作，减少外地员工赴现场参会。

6.会议要求

6.1会议通知：通过口头或书面(包括OA、微信、邮件、纸质会议通知)形式发出，口头仅适用于临时会议召开的通知。对于需要准备汇报材料的会议，原则上要求牵头部门提前一周发通知，并提前一天提醒参会人员。

6.2会议议程由组织部门拟定，包括会议目的、内容、讨论事项、参加人员、时间、地点、时长、发言人员、内容、 ……此处隐藏429个字…… 信、邮件、纸质会议通知)形式发出，口头仅适用于临时会议召开的通知。对于需要准备汇报材料的会议，原则上要求牵头部门提前一周发通知，并提前一天提醒参会人员。

6.2会议议程由组织部门拟定，包括会议目的、内容、讨论事项、参加人员、时间、地点、时长、发言人员、内容、要求等。

6.3会议组织部门负责对会议材料进行审核把关，对于工作计划会议，汇报材料要求明确目标达成情况、下一阶段任务分解和措施、责任人。会议中所需要的文件材料，会议组织部门应在会前进行演示，对于需要发放的纸质材料，由会议组织部门负责印发。

7.会中要求

7.1会议组织者提前十分钟入场，与会人员须准时出席会议，因故不能参加的须在会议通知发出30分钟内向上级领导请假，并报备会议组织部门。严禁出现无故缺席、迟到、早退现象。

7.2会议期间手机调成静音或振动状态，不玩手机、不接打电话、如必须接听电话，需到会议室外接听。

7.3会议期间不得交头接耳开小会，做与会议无关的事情。

7.4会议明确要求的到会人员，必须由本人亲自参加，原则上不得安排他人代会。因工作需要，确实需安排他人代会的，需事先与会议组织部门沟通同意后方可安排他人代会。

7.5主持人负责会议过程管控，控制每位发言人的时间以及讨论的方向，避免会议超时、讨论非本次会议范畴的内容，确保会议效率。

8.会议记录及督办  

8.1定期会议、专题会议记录由组织部门指定人员记录，并在24小时内完成会议纪要，经主要参会人员审查同意后报送分管领导、董事长秘书。

8.2部门会议纪要讨论事项报分管领导。